6 Gründe, warum sich ein Dokumentenmanagement-System für Sie lohnt

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Sie möchten alle unternehmensinternen Dokumente zentral speichern und verwalten können? Von überall und jederzeit Zugriff auf alle Unterlagen haben? Das und viel mehr kann Ihnen ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglichen. Ein DMS dient der zentralen, organisierten Speicherung, Verwaltung und Verfügbarstellung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen. Es bringt entscheidende Vorteile wie Kostenersparnisse und Produktivitätssteigerungen mit sich, da beispielsweise zeitkonsumierende Suchen nach Dokumenten oder deren postalische Zustellung wegfällt. Diese digitale Lösung für das Dokumentenmanagement optimiert also Prozesse in Ihrem Betrieb. Weitere Gründe, warum sich ein DMS für KMU lohnt, stellt Ihnen dieser Beitrag vor.

 

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Vielleicht kommt Ihnen eines der folgenden Szenarien bekannt vor: Ein Dokument findet sich mehrere Male unorganisiert auf dem Laufwerk wieder, Sie müssen ewig nach einem Dokument suchen, was Sie zur Beantwortung einer Kundenanfrage benötigen, oder Sie vermissen die Vorgängerversion eines Dokuments und so fehlen Ihnen jetzt wichtige Informationen. Mit der Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) erübrigen sich diese nervenaufreibenden Probleme, da in so einem System alle Dokumente zentral abgelegt, sortiert und archiviert werden können. Es ersetzt die Archivierung sowie die Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten in Papierform, wodurch Sie die interne sowie externe Kommunikation und viele Unternehmensprozesse effizienter gestalten.

 

6 gute Gründe, als KMU ein DMS zu nutzen

 

1. Zeit- und Kosteneinsparung im Arbeitsalltag

Zu den vielen Vorteilen eines Dokumentenmangement-Systems gehört es, im Arbeitsalltag Zeit einzusparen. Dies ist damit zu begründen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter an vielen Stellen durch das System entlastet werden, wodurch ein produktiveres und letztlich auch kosteneffizienteres Arbeiten möglich ist. Ein großer Produktivitätsknick entsteht beispielsweise oft durch die umständliche Suche nach Dokumenten in mehreren Ordnern und an verschiedenen Ablageorten. Diese fällt mit einem DMS weg, da sich jedes Dokument durch eine praktische Suchfunktion auffinden lässt. Die Suche funktioniert mit Metadaten, wie dem Autor, der Projektbezeichnung oder mit Schlagwörtern.

Zudem ist es möglich, in einem DMS Akten jeglicher Natur anzulegen. Mitarbeiterakten, Partnerakten, Projektakten oder auch Kundenakten sind dafür praktische Beispiele. Letztere ermöglichen Ihnen, auf Kundenanfragen schnell zu reagieren oder mal eben bestimmte Kundeninformationen einzusehen. Auch ist es möglich, E-Mails samt aller Inhalte direkt im DMS abzulegen.

Darüber hinaus können Sie in solch einem digitalen System auswählen, zu welchem Zeitpunkt Unterlagen aktualisiert oder gelöscht werden sollen. Dadurch wird gewährleistet, dass wichtige und zeitlich begrenzt gültige Unterlagen immer auf den neusten Stand gebracht oder gar entfernt werden. Ein weiterer zeit- sowie kostensparender Vorteil eines DMS ist es, auf die physische Vervielfältigung und Lagerung von Dokumenten verzichten zu können.

 

2. Verbesserte Workflows

Mit der Nutzung eines DMS entstehen schnellere Workflows für eine Reihe an Prozessen in Ihrem Unternehmen. Vor allem dauert es häufig eine Weile, bis Dokumente von Abteilung zu Abteilung gelangen oder bis eine Reihe an Dokumenten, die für ein Projekt oder einen Kunden gebraucht werden, zusammengestellt ist. Mithilfe eines DMS können Dokumente innerhalb weniger Sekunden gefunden, sortiert, gebündelt und so schnell an entsprechende Empfänger weitergeleitet werden. Des Weiteren können Sie einrichten, dass E-Mails sofort bei der zuständigen Instanz im Unternehmen landen, statt dass diese erstmal hin- und hergeschickt werden müssen.

 

3. Effizienteres Teamwork

Ein Dokumentenmanagement-System verbessert Teamwork, indem die Kommunikation im Team vereinfacht wird. Sie und Ihre Mitarbeiter haben jederzeit die Möglichkeit, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, einander zu vermerken oder sich gegenseitig Fragen zu stellen. Das erleichtert zum Beispiel die Handhabung von Feedback Loops sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings. Des Weiteren können Dokumente, die mehrere Instanzen in Ihrem Unternehmen durchlaufen müssen, schneller bearbeitet und abgeschlossen werden.

 

4. Revisionssichere Dokumentenverwaltung

Ein weiterer Grund, warum sich ein DMS für Sie lohnt, ist dass es Ihnen beim revisionssicheren Umgang mit Ihren Unterlagen hilft. Auch für die elektronische Buchhaltung gilt es, sich an gewisse Vorgaben, Grundsätze und Aufbewahrungsfristen zu halten. Alle Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind, müssen demnach GoBD-konform geführt werden. Dazu gehört eine revisionssichere Archivierung, die unter anderem eine vollständige und verständliche Aufbewahrung von Dokumenten fordert. Ein Dokumentenmangement-System kann Ihnen helfen, dies langfristig richtig durchzusetzen.

 

5. Immer und überall Zugriff auf alle Dokumente und Versionen

Ein DMS erlaubt Ihnen und Ihrem Team zu jeder Zeit und von überall aus Zugriff auf unternehmensbezogene Dokumente. Das ermöglicht standortunabhängige Arbeitsformate wie das Home Office und erlaubt Ihnen, Unterlagen wenn es schnell gehen muss unterwegs einzusehen. Hinzu kommt die automatische Speicherung von allen Dokument-Versionen im System, was Ihnen dauerhaft ermöglicht, auf eine ältere Version von Dokumenten zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Der Bearbeitungsverlauf ist also immer einsehbar.

 

6. Sichere Dokumentenverwaltung

Zum Schluss möchten wir ansprechen, dass ein DMS einen sicheren Umgang mit allen Dokumenten, die in diesem abgelegt sind, erleichtern kann. Sie haben nämlich die Möglichkeit, Administratoren festzulegen, die für die Zugriffberechtigungen weiterer Benutzer zuständig sind. Jeder Benutzer kann einen eigenen Zugang gestellt bekommen, mit dem er oder sie auf ausgewählte Ordner etc. zugreifen kann.

 

Mit der Einrichtung eines DMS gehen Sie einen weiteren Schritt in die Digitalisierung und damit in die Zukunft! Nicht nur innerhalb Ihres Unternehmens ist das wichtig – für Ihren Unternehmenserfolg ist heutzutage auch eine gute digitale Aufstellung nach außen hin unerlässlich. Ein Eintrag auf allen Online-Plattformen von Das Örtliche gewährleistet Ihre Sichtbarkeit im Netz. Seien Sie jederzeit und überall für (Neu-)Kunden auffindbar!